⛓️ Makigami

Wie funktioniert unser Prozess eigentlich wirklich – und wo hakt es?

Die Makigami-Methode visualisiert administrative Prozesse in einer klaren Swimlane-Darstellung. So werden Schnittstellen, Medienbrüche, Doppelarbeiten und Verzögerungen sichtbar – und gemeinsam können Verbesserungspotenziale systematisch identifiziert werden.

Besonders geeignet ist Makigami für interdisziplinäre Teams, die Prozesse nicht nur dokumentieren, sondern auch aktiv verbessern wollen.

🧭 Auf einen Blick

Kriterium	Angabe
Gruppengröße	6 – 10 Personen
Durchführungsaufwand	3 – 6 Stunden
Zweck	Prozessoptimierung, Wissensmanagement, Entscheidungsunterstützung
Input	Ein konkreter administrativer Prozess
Output	Visualisierter Prozess inkl. Schwachstellen, Wartezeiten, Schnittstellen
Stärken	Starke Visualisierung, bereichsübergreifende Kommunikation, ganzheitlicher Blick
Schwächen	Bei großen Prozessen komplex und schwer übersichtlich

🛠 Vorgehensweise

1. Team zusammenstellen→ Alle relevanten Rollen/Funktionen, die am Prozess beteiligt sind, sollten eingebunden sein.

2. Prozess auswählen & eingrenzen→ Fokus auf einen klar abgrenzbaren Teilprozess oder Geschäftsfall.

3. Swimlane-Diagramm aufbauen→ Darstellung nach Verantwortungsbereichen (horizontal)→ Für jeden Schritt: wer, was, womit, wie lange, mit welchen Medien

4. Schwachstellen & Schnittstellen identifizieren→ Wartezeiten, Wiederholungen, Medienbrüche, Verantwortungsunklarheiten

5. Verbesserungspotenziale ableiten→ Priorisierung nach Impact & Aufwand→ Erste Maßnahmen definieren

🧩 Typische Fragestellungen im Workshop

• Wer macht was – und warum?

• Wo entstehen Wartezeiten oder Doppelarbeiten?

• Wie wird kommuniziert und dokumentiert?

• Welche Tools/Medien kommen wann zum Einsatz?

• Was passiert, wenn eine Person ausfällt?

📌 Anwendungsbeispiel

Beispielprozess: Urlaubsfreigabe im Konzern

• Beteiligte: Mitarbeiter, Teamleitung, HR, Payroll

• Erkenntnisse: Lange Wartezeiten durch Medienbrüche zwischen Systemen, unklare Rückmeldewege bei Ablehnung

• Maßnahmen: Digitale Beantragung mit Workflow, automatische Info an HR

🔗 Weiterführende Links

• Makigami-Methode im Operational Excellence Wiki